La gestion documentaire prend une partie importante dans les entreprises et Zeendoc se présente comme une solution efficace pour simplifier et optimiser cet aspect fondamental des affaires. Ce logiciel, conçu pour offrir une expérience utilisateur fluide, permet de centraliser, d’organiser et de partager des documents sans effort. Cependant, pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel de bien comprendre ses fonctionnalités et son interface.
Ce guide a pour objectif de vous accompagner pas à pas dans l’utilisation et le mode d’emploi de Zeendoc, afin que vous puissiez explorer pleinement tout le potentiel de cet outil incontournable. Que vous soyez novice ou déjà familier avec la gestion documentaire, vous trouverez des conseils pratiques et des astuces pour naviguer aisément au sein de ce logiciel innovant.
Qu’est-ce que le logiciel Zeendoc ?
Zeendoc est un logiciel de gestion documentaire conçu pour simplifier le traitement des documents au sein des entreprises. Il permet de capturer, classer, rechercher et partager des documents en toute sécurité. Sa prise en main est intuitive, ce qui rend son utilisation accessible à tous.
Pour utiliser Zeendoc, commencez par créer un compte sur leur plateforme. Une fois inscrit, vous accédez à votre espace personnel où vous pouvez commencer à importer vos premiers documents. Chaque document importé peut être classé selon un système de catégories prédéfinies ou personnalisées. Vous pouvez ainsi organiser vos données selon vos préférences, facilitant leur recherche ultérieure.
Zeendoc intègre une fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui transforme les documents scannés en textes modifiables et consultables. Cela s’avère particulièrement utile pour rechercher des informations précises à l’intérieur d’un document volumineux.
Le logiciel Zeendoc propose également des options avancées de partage et de collaboration. Vous pouvez facilement envoyer des documents à vos collègues ou partenaires via un lien sécurisé, ou encore leur attribuer des droits de visualisation ou de modification. La traçabilité offerte par Zeendoc permet de suivre les modifications et d’identifier les utilisateurs ayant accédé aux fichiers.
Pour simplifier la gestion des flux documentaires récurrents, Zeendoc se connecte à diverses sources de données : emails, scanners, ou encore applications tierces. Vous pouvez ainsi automatiser l’importation et le traitement de vos documents, gagnant en efficacité et en temps.
Une fois vos documents correctement organisés, la recherche devient un jeu d’enfant grâce au moteur de recherche performant du logiciel. Saisissez simplement des mots-clés, des dates ou des noms de fichiers pour retrouver instantanément ce que vous cherchez. Zeendoc vous affiche les résultats pertinents en un rien de temps.
Enfin, pour garantir la sécurité de vos données, Zeendoc met en place des mesures de protection robustes : cryptage des données, sauvegardes régulières et contrôle d’accès. Vous pouvez ainsi utiliser le logiciel en toute sérénité, sachant que vos documents sont en sécurité.
Le dépôt de document sur Zeendoc
Utiliser le logiciel Zeendoc pour déposer un document est un jeu d’enfant grâce à son interface intuitive. Dès que vous vous connectez à votre espace utilisateur, vous êtes prêt à commencer.
Pour déposer un nouveau document, rendez-vous dans l’onglet « Documents » du menu principal. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter un document ». Une fenêtre pop-up s’ouvrira pour vous permettre de sélectionner le fichier que vous souhaitez déposer depuis votre ordinateur.
Une fois le fichier sélectionné, validez l’importation. Zeendoc analyse alors le document et vous propose une série de champs à remplir pour catégoriser et indexer le document correctement. Renseignez les informations nécessaires telles que le type de document, la date, et si possible, ajoutez des tags pour faciliter la recherche future.
Après avoir rempli les champs requis, cliquez sur « Enregistrer » pour finaliser le dépôt. Vous verrez alors votre document apparaître dans la liste des documents disponibles. Vous pouvez également ajouter des annotations ou des commentaires si besoin est.
Zeendoc offre également la possibilité d’automatiser le dépôt de documents récurrents. Pour ce faire, vous pouvez créer des dossiers spécifiques avec des règles de dépôt automatique. Par exemple, tout courriel avec une facture jointe peut être automatiquement sauvegardé dans le dossier « Factures » et indexé en conséquence.
En cas de besoin, Zeendoc permet de configurer des notifications. Vous pourrez ainsi recevoir des alertes par email chaque fois qu’un nouveau document est ajouté ou modifié.
L’interface de recherche de Zeendoc est très puissante et vous permet de retrouver facilement vos documents grâce aux critères de recherche avancée. Vous pouvez rechercher par mots-clés, tags, dates, ou encore types de documents.
La collaboration est également facilitée grâce à Zeendoc. Vous pouvez partager des documents avec vos collègues ou clients en leur donnant des droits d’accès spécifiques, comme la lecture seule, la modification, ou encore le commentaire.
Enfin, n’oubliez pas que Zeendoc propose des options de sauvegarde et de restauration. Vos documents sont ainsi protégés contre les pertes ou les corruptions de données.
La recherche de document sur Zeendoc
Pour accéder aux documents dont vous avez besoin, il est essentiel de maîtriser la fonctionnalité de recherche. Voici comment procéder efficacement.
Accédez à votre interface Zeendoc et trouvez la barre de recherche située en haut de votre écran. Commencez par saisir des mots-clés pertinents directement dans cette barre. Zeendoc permet une recherche par texte intégral, ce qui signifie que vous pouvez trouver des documents même si vous ne vous souvenez que de quelques termes figurant à l’intérieur de ceux-ci.
Pour affiner votre recherche, utilisez les filtres disponibles. Ces filtres incluent :
- Type de document : sélectionnez entre factures, contrats, bons de commande, etc.
- Date : renseignez une période précise si vous connaissez la date du document recherché.
- Auteur : filtrez par le créateur ou l’expéditeur du document.
Zeendoc propose également une recherche avancée. Pour l’utiliser, cliquez sur le lien ou l’icône « Recherche avancée » sous la barre de recherche. Cette fonctionnalité vous permet de cumuler plusieurs critères de recherche, tels que la date, le type de document et les mots-clés spécifiques. Plus vous serez précis dans vos critères, plus vous gagnerez en efficacité pour retrouver le document désiré.
Après avoir lancé votre recherche, Zeendoc génère une liste de résultats en quelques secondes. Utilisez les aperçus fournis pour vérifier rapidement chaque document sans avoir à les ouvrir un par un. Cliquez sur un document pour l’ouvrir, puis utilisez les outils de Zeendoc pour le consulter, l’annoter ou le partager.
La recherche de documents sur Zeendoc est ainsi optimisée pour vous offrir un gain de temps précieux, vous permettant de vous concentrer sur vos tâches essentielles.
La fonctionnalité mobilité avec Zeendoc
Une des fonctionnalités phares de Zeendoc est sa capacité à offrir une mobilité totale. En effet, avec Zeendoc, vos documents ne sont plus confinés à un seul bureau ou ordinateur, mais accessibles où que vous soyez.
Pour profiter de la fonctionnalité mobilité de Zeendoc, il suffit de suivre quelques étapes simples. Une fois votre compte créé et configuré, vous pouvez installer l’application Zeendoc sur vos appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes. Disponible sur les principales plateformes (iOS et Android), l’application vous permet d’accéder à vos documents en toute simplicité.
Prendre une photo d’un document papier avec votre appareil mobile et l’intégrer directement dans votre espace Zeendoc devient un jeu d’enfant. Les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Zeendoc rendent chaque document facilement consultable et indexé, prêt à être retrouvé en quelques secondes via son moteur de recherche performant.
Le volet collaboratif de Zeendoc est renforcé par cette accessibilité mobile. Partager des documents, consulter des factures ou des devis depuis n’importe où, ou encore valider des documents en déplacement n’a jamais été aussi simple. Voici quelques actions concrètes que vous pouvez réaliser :
- Rechercher et visualiser des documents depuis votre mobile.
- Scanner et ajouter de nouveaux documents directement depuis votre appareil.
- Partager des documents avec vos collègues en un clic.
- Accéder à l’historique des modifications et des accès aux documents.
Grâce à la synchronisation automatique, toutes les modifications que vous apportez depuis votre appareil mobile se reflètent immédiatement sur tous les autres appareils connectés à votre espace Zeendoc. Cela garantit une mise à jour constante et une gestion fluide des documents.
La fonctionnalité mobilité de Zeendoc apporte donc une flexibilité et une réactivité appréciables pour les professionnels en déplacement, facilitant grandement la continuité des opérations et la collaboration efficace, même en dehors des quatre murs du bureau.
Les notes de frais avec Zeendoc
Gérer ses notes de frais peut parfois s’avérer être une tâche aussi longue qu’ennuyante. Zeendoc, logiciel de gestion documentaire, apporte une solution intuitive et performante à ce problème. Découvrons comment simplifier cette gestion avec Zeendoc.
La première étape pour utiliser Zeendoc pour les notes de frais consiste à numériser vos documents. Utilisez un scanner de bonne qualité pour éviter les problèmes de lisibilité. Une fois vos documents scannés, envoyez-les directement vers votre espace de stockage Zeendoc.
Après avoir téléchargé vos documents, il est important de les organiser correctement. Zeendoc propose divers outils pour classer et répertorier vos fichiers. Créez un dossier intitulé « Notes de frais » et classez-y tous vos documents relatifs à vos dépenses professionnelles.
Zeendoc propose également une fonction de recherche avancée qui permet de retrouver rapidement un document spécifique. Il suffit d’entrer des mots-clés pertinents dans la barre de recherche pour que Zeendoc vous affiche les résultats correspondants. Cela s’avère particulièrement utile lorsque vous avez accumulé une grande quantité de documents.
Une autre fonctionnalité très pratique est la création automatique de rapports de dépenses. Zeendoc analyse et extrait les informations clés de vos documents pour les compiler en un rapport organisé. Pour créer un rapport de dépenses, sélectionnez simplement les documents concernés et cliquez sur l’option de génération de rapport. En quelques secondes, vous obtenez un document détaillant toutes vos dépenses.
Si vous avez des collaborateurs qui doivent aussi gérer leurs notes de frais, vous pouvez leur donner des accès spécifiques. Zeendoc permet de définir des niveaux d’accès personnalisés, garantissant ainsi que seules les personnes autorisées puissent consulter ou modifier certains documents.
Ces fonctionnalités facilitent grandement la gestion des notes de frais. Léger et puissant, Zeendoc s’impose comme un allié incontournable pour tous ceux qui souhaitent optimiser leurs processus administratifs.
L’envoi des factures avec Zeendoc
Pour envoyer des factures avec Zeendoc, commencez par vous connecter à votre compte. Une fois sur l’interface principale, cliquez sur l’onglet “Documents” pour accéder à votre bibliothèque de documents numériques.
Sélectionnez ensuite le fichier de facture que vous souhaitez envoyer. Pour faciliter votre recherche, vous pouvez utiliser la barre de recherche ou appliquer des filtres spécifiques, comme la date ou le nom du fournisseur.
Après avoir trouvé la facture, cliquez dessus pour l’ouvrir. L’interface de visualisation vous permet de vérifier les détails avant l’envoi. Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont correctement renseignées, telles que l’adresse de facturation, le montant, et les conditions de paiement.
Pour envoyer la facture, cliquez sur le bouton “Envoyer” situé en haut de l’écran. Une nouvelle fenêtre apparaîtra, vous demandant de sélectionner le destinataire. Vous pouvez saisir l’adresse e-mail manuellement ou choisir parmi les contacts enregistrés dans votre base de données.
Après avoir sélectionné le destinataire, vous avez la possibilité de rédiger un message accompagnant la facture. Cette option permet de personnaliser votre envoi et d’ajouter des instructions ou des informations supplémentaires si nécessaire.
Avant de finaliser l’envoi, passez en revue tous les détails pour éviter toute erreur. Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur “Envoyer”. La facture sera expédiée immédiatement et une copie sera automatiquement archivée dans Zeendoc pour une consultation future.
En suivant ces étapes simples, Zeendoc facilite non seulement l’envoi de factures mais aussi leur gestion et leur archivage, contribuant ainsi à une meilleure organisation de vos documents financiers.
L’export Excel et l’export comptable avec Zeendoc
L’exportation vers Excel suite à l’utilisation de Zeendoc est un jeu d’enfant. Une fois que vous avez sélectionné les documents que vous souhaitez exporter, le logiciel vous permet de les transformer en fichiers Excel pour une gestion plus souple et personnalisée de vos données. Voici comment procéder :
- Accédez à l’interface principale de Zeendoc.
- Sélectionnez les documents que vous souhaitez exporter.
- Cliquez sur l’option « Exporter » présente dans la barre d’outils.
- Choisissez le format Excel parmi les options proposées.
- Validez votre sélection pour lancer le processus d’exportation.
En quelques clics, vos documents sont transformés en fichiers Excel, prêts à être utilisés pour toutes sortes d’analyses ou de rapports.
L’export comptable permet quant à lui de faciliter grandement la gestion financière de votre entreprise. Zeendoc intègre une fonctionnalité d’export comptable automatisé, rendant l’intégration de vos factures et autres documents financiers dans votre logiciel comptable extrêmement simple. Voici les étapes à suivre :
- Depuis l’interface principale, sélectionnez les documents financiers nécessaires.
- Cliquez sur l’option « Exporter » dans la barre d’outils.
- Choisissez l’option « Export Comptable ».
- Sélectionnez votre logiciel comptable dans la liste des options proposées.
- Validez et laissez Zeendoc faire le reste.
Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez non seulement optimiser la gestion de vos documents, mais aussi gagner un temps précieux en exportant de manière fluide et rapide vers vos outils de travail habituels.
Le tarif pour utiliser le logiciel Zeendoc
Zeendoc propose différentes formules tarifaires adaptées aux besoins des entreprises. Les tarifs varient selon le nombre d’utilisateurs, la capacité de stockage et les fonctionnalités supplémentaires souhaitées. N’hésitez pas à consulter le site officiel de Zeendoc pour obtenir des informations détaillées sur les plans tarifaires et choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Nous avons réunis dans ce mode d’emploi Zeendoc les fonctionnalités les plus importantes. Bien entendu, le logiciel Zeendoc permet d’allez encore plus loin et met à jour régulièrement son outil pour proposer de nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs.
